Bu etik politikası, Semtrio Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. ‘nin etik misyonunu ve taahhütlerini belirlemektedir.

1. VİZYONUMUZ 

Semtrio Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. vizyonu, sürdürülebilir bir gelecek yaratmak için öncü ve yenilikçi hizmetler sunarak ve farkındalık yaratarak, etik ve sorumlu iş uygulamalarını teşvik etmektir. Önce Türkiye sonra dünya genelinde, sektöründe çevresel ve sosyal sorunlara karşı duyarlı, etik değerlere ve yüksek standartlara bağlı bir lider olarak tanınmak, bu vizyonun temelini oluşturmaktadır.

2. MİSYONUMUZ

Semtrio, müşterilerine sürdürülebilirlik alanında etkili ve yenilikçi danışmanlık hizmetleri sunarak, onların çevresel ayak izlerini azaltmalarına ve sorumluluklarını yerine getirmelerine yardımcı olur. Bu süreçte, etik değerlere sıkı sıkıya bağlı kalarak, rüşvet ve yolsuzluğa karşı mücadele ederken, şeffaf ve güvenli iş uygulamaları ile sektördeki standartları yükseltmeyi ve sürdürülebilir bir gelecek için pozitif bir etki yaratmayı hedefler.

3. AMAÇ

Bu etik politika, Semtrio’nun tüm faaliyetlerinde, yüksek etik standartları sürdürmeyi ve bu standartları iş ortakları, müşterileri ve toplumla olan tüm etkileşimlerinde uygulamayı amaçlamaktadır. Çevresel taahhütler, insana yaraşır çalışma koşulları, sürdürülebilir ve sorumlu iş ilişkileri ilkelerine sıkı sıkıya bağlı kalarak, şeffaflık, dürüstlük ve rekabet dışı uygulamalardan kaçınma ilkelerini benimsemeyi hedeflemekteyiz. Anti-rüşvet, yolsuzlukla mücadele ve şeffaf satın alma süreçleri politikanın ayrılmaz bir parçasıdır.

4. KAPSAM

Bu politika, şirketin tüm çalışanlarını, yöneticilerini, paydaşlarını, müşterilerini ve iş ortaklarını kapsamaktadır. Sunduğumuz hizmetlerin her aşamasında, etik davranış sergilemeyi ve bu doğrultuda kararlar alınmasını sağlamayı taahhüt ederiz. Tüm çalışanlar iş başı oryantasyonları sırasında KVKK ve etik ilkeler politikası konusunda bilgilendirilmekte ve kendilerinden okuyup anladıklarına dair imzalı onay alınmaktadır.

5. KAYNAK

Şirketimizin uyguladığı politika, sürdürülebilirlik ve kurumsal sorumluluk alanında dünya çapında kabul görmüş standartlar olan B-Corp (Benefit Corporation) ve Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi (UNGC - United Nations Global Compact) ile uyum içindedir. B-Corp, şirketlerin toplumsal işçi ve insan hakları ve sosyal performanslarını, şeffaflığını ve hesap verebilirliğini değerlendiren kapsamlı bir sertifikasyon sistemidir. Şirketimiz, bu değerlendirme sürecinde yüksek standartları karşılayarak etik iş uygulamaları, çevresel sorumluluk ve toplumun yararına olan taahhütlerini kanıtlamıştır. Öte yandan, UNGC’nin insan hakları, iş gücü standartları, çevre ve yolsuzlukla mücadele alanlarında belirlediği on ilkeye tam uyum sağlayarak, küresel düzeyde sürdürülebilir ve sorumlu iş uygulamalarını benimsediğimizi gösteriyoruz. Bu, şirketimizin hem yerel hem de global düzeyde sosyal ve çevresel etki yaratma konusundaki kararlılığını ve taahhüdünü yansıtmaktadır.

Semtrio: 

• BM Küresel İlkeler Sözleşmesi
• ISO27001 – Bilgi Güvenliği Sistemi,
• ILO Çalışma Yaşamında Temel İlkeler ve Haklar Bildirgesi
• BM İnsan Hakları Evrensel Bildirgesi
• Birleşmiş Milletler Sürdürülebilir Kalkınma Hedefleri
• Birleşmiş Milletler Yolsuzlukla Mücadele Sözleşmesi dahil olmak üzere tüm ulusal ve uluslararası standartlar ve yasal mevzuata uygun çalışma biçimlerini destekler.

 6. SORUMLULAR, İZLENEBİLİRLİK VE GÖZDEN GEÇİRME

Bu politika, Semtrio Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. firmasının etik komitesi tarafından kurumun çalışanları, tedarikçileri, müşterileri ve iş ortaklarının da görüşleri alınarak oluşturulmuştur.

Şikayet ve ihlalleri araştırmak, kurumsal kültürün ve etik bakış açısının gelişmesi için farkındalık eğitimleri düzenlemek, uyum ve risk yönetimi yapmak gibi görevleri ile etik komitesi, yönetim gözden geçirme toplantılarında, yönetim kurulu başkanı ve kurul üyelerinin de onayıyla, paydaş geri bildirimleri, sürekli izleme, hedeflerin ve performans göstergelerinin takibi, farkındalık takibi, yenilikçi yaklaşımlar, araştırma ve veri analizleri dikkate alınarak senelik olarak gözden geçirilecektir. Organizasyonel değişiklikler, yerel ve uluslararası mevzuattaki değişiklikler gibi durumlarda gerekli revizyonlar sağlanacaktır. Yerel yasalar ve uluslararası düzenlemelere tam uyum sağlanmaktadır. Kurallara aykırı davranışlar, idari para cezaları gibi çeşitli cezai yaptırımlar, iş ilişkisi sonlandırmak gibi durumlarla sonuçlanabilir.

7. UYGULAMA

7.1. Anti Rüşvet ve Yolsuzluk

Semtrio, iş ilişkilerinin hiçbir basamağında, rüşvet ve yolsuzluk uygulamalarını kabul etmediğinin kesin taahhüdünü vermektedir. Çalışanlar, müşteriler, paydaşlar ve iş ortaklarıyla olan tüm ilişkilerinde, ulusal ve uluslararası yasalara ve hukuka uygun olarak hareket eder. Aynı hassasiyetle kurulmuş iş ilişkilerini destekler. Kurumumuzca, rüşvet teklif etmek, kabul etmek veya rüşvet uygulamalarına aracılık etmek kesinlikle yasaktır ve etik bakış açımızda sıfır tolerans olarak nitelendirilmektedir. Herhangi bir rüşvet veya yolsuzluk iddiası ortaya çıktığında, bu durum hızla ve şeffaf bir biçimde soruşturulacak, disiplin prosedürü çerçevesinde gerekli adımlar derhal atılacaktır.

Tedarikçi, müşteri, paydaş ve iş ortakları ile olan iş ilişiği yürütülürken, objektif karar alma mekanizmalarını olumsuz etkileyebilecek hediye verme ve ağırlamalar gibi uygulamalar kesinlikle kabul edilemez. Herhangi bir çıkar, menfaat ilişkisine yönelik saptanan durumlarda, etik kurulu devreye girer ve disiplin prosedürünce işlem yapılır. Semtrio hediye kabul etme ve verme, ağırlama prosedür limitleri (örneğin normal çalışanlar için maximum 50 dolar, üst yönetim için maximum 100 dolarlık hediyeler vs.) - ki bu limitler global rüşvetle yolsuzluk mücadelesinde yer alan bakış açısıyla oluşturulmuştur.) dahilinde olmalı ve yasalarca kabul edilmiş ölçüler ve mekanizmalar ile ölçülebilir olmalıdır. Ticari karar süreçlerini ve bağımsız karar verme kabiliyetini etkilememelidir. Tamamı üst yönetimin ve yönetim kurulunun bilgisi dahilinde olmalıdır. Bu kapsamda, şirket içi kritik pozisyonlarda yer alan satın alma, satış, muhasebe vs. gibi bölümlere ayrıca eğitimler verilir.

Semtrio bağışlar ve sponsorluklarda etik ve yasal standartları takip edeceğinin, tamamının toplum yararına olacağının ve şeffaf bir şekilde paylaşılacağının taahhüdünü verir. Aynı zamanda yöneticileri ve tüm çalışanlarının da kamu kurum ve görevlileri ile olan etkileşimleri kamuya açık ve kurum bilgileri dahilinde olacağını belirtmektedir.

7.2. Çıkar Çatışması

Tüm çalışanların ve yöneticilerin, kurumumuzun menfaatleri ile kişisel, finansal veya diğer ilişkileri arasında çıkar çatışması oluşturabilecek durumlardan kaçınmaları beklenmektedir. Tüm karar alma süreçlerinde objektiflik ve tarafsızlık esastır. Semtrio, kişilerin ve kurumların, hiçbir çalışanının, iş ilişkisi içinde yakın ilişkide bulunduğu akraba, arkadaş vb. kişilere ayrıcalıklı bir davranışta, indirim menfaat durumu içinde bulunamayacağını bildirir. Herhangi bir çıkar çatışması durumu tespit edildiğinde, bu durum en hızlı şekilde etik komitesine bildirilir. Konu ile ilgili tedbirler yüksek önem derecesiyle ele alınır. Konuyla ilgili vakalar titizlikle incelenip ve inceleme mekanizması sonrasında yasalar ve ilgili düzenlemeler ve disiplin prosedürü doğrultusunda hareket edilir.

7.3. Dolandırıcılık

Kurumumuzun, dolandırıcılığa karşı sıfır tolerans politikası vardır. Finansal raporlama, muhasebeyi ve para akışını etkileyen tüm işlem kayıtları ve diğer tüm kurumsal kayıtların doğru ve eksiksiz olması zorunludur. Her türlü dolandırıcılık teşebbüsü derhal rapor edilir ve gerekli hukuksal süreç başlatılır. İkincil mekanizmalarla doğrulamalar yapılır.

7.4. Kaynağı Belli Olmayan Para İlişkisi

Kurumumuz, yasa ve hukuk dışı yollarla elde edilen gelirleri (suç, terörizm, yasaklı madde ticareti vb.), bu gelirlerin kaynağını gizleyerek yasal finansal sistem içine sokulmuş faaliyetlere tümüyle karşıdır. Bu tür faaliyetlere karşı kesin bir duruş sergilemekle birlikte bu faaliyetlerle anılan herhangi bir birey veya kurumla iş yapmaktan kaçınmaktadır. Tüm finansal işlemlerimiz, yerel ve uluslararası yasalara uygun yürütülür. Tüm çalışanlarımız, şüpheli finansal aktiviteleri rapor etmekle yükümlüdür ve bu tür vakalar yüksek düzeyde önem değerlendirmesine tabi tutulurlar.

7.5. Rekabete Aykırı Uygulamalardan Kaçınmak

İş faaliyetlerimizin tamamı, rekabeti destekleyici yasal çerçeveler içinde gerçekleştirilir. Semtrio, rekabeti olumsuz etkileyici, kısıtlayıcı, engelleyici veya bozucu her türlü haksız uygulamadan kaçınır. Sektörel manipülasyonu, fiyat anlaşmaları ve adil olmayan ticaret uygulamalarına karşıdır. Yaptığımız işin en temel ürünü, kurum ve kişilerin, çevresel, sosyal ve ekonomik değerlere dair farkındalıklarının geliştirildiği daha şeffaf, daha adil ve daha temiz bir yaşama destek vermektir. Bu nedenle sektörel gelişim, sektöre olan saygı ve güven gibi ortak menfaatlerin gözetilmesi ön plandadır. İş yapış şeklimiz, adil rekabet ilkelerine ve ilgili rekabet mevzuatına uygun olarak yürütülmektedir.

7.6. Bilgi Güvenliği

Kurumumuz ISO 27001 (Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi) sertifikasına sahiptir. Bu çerçevede şirketlerin finansal verileri, fikri mülkiyetleri ve müşterilere ait hassas bilgileri uluslararası standartlarca belirlenmiş bir dizi kriterle güvence altına alınmıştır. Çalışanlar, müşteriler ve iş ortaklarına ait bilgilerinin güvenliği, kurumumuzdaki en öncelikli konularındandır. Müşterilere dair veriler, sadece ilgili ve yetkili kişilerin erişimine açık haldedir. Şirketimizin faaliyetlerine ve itibarına zarar verebilecek, rekabet konusunda dezavantaj yaratabilecek veya özel bilgilerin gizliliğini bozacak her türlü veri, bilgi ve belgeyi e-posta ya da diğer iletişim yöntemleri ile hiçbir durumda dışarıya aktarılmaz.

Tüm çalışanlar, kurum içi ve dışı bilgileri koruma ve sır saklama konulu eğitimlere katılmış ve bu konuda bilinçlendirilmiştir. İş sözleşmeleri ve oryantasyon eğitimlerinde de bilgi güvenliği politikasının önemini vurgulanmaktadır. Bu doğrultuda, güvenlik ihlalleri, siber saldırı, veri korunması (Kağıt, Excel ve Word dokümanı, Powerpoint sunumu, fotoğraf, web sayfaları ve e-postalar) gibi durumlar için karşı sıkı önlemler alınmakta ve bu tür ihlallerin önlenmesi için sürekli güncel sistemler kullanılmaktadır. Bilgi güvenliği ve sır saklama, müşterilere verilen en kritik taahhütlerimizden biridir. Kayıt saklama süresi asgari olarak kaydın niteliği, kategorisine göre şirket tarafından belirlenir ve bu proses sonunda tüm kayıtlar imha edilir.

7.7. Kişisel Veriler ve Gizlilik

Etik ilkeler arasında, ‘Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik’ prensibi önemli bir yer tutar. Bu çerçevede, çalışanların, müşterilerin ve iş ortaklarının kişisel verilerini toplama, işleme ve saklama süreçlerinde yüksek düzeyde gizlilik ve güvenlik standartları benimsenmekte ve uygulanmaktadır. Yasal uyumluluğu sağlamak, verilerin gizliliğini korumak, şeffaf veri yönetimi uygulamalarını hayata geçirmek ve sır saklama sınırlılığı uygulamaları şirketimizin temel etik yükümlülükleri arasındadır.

7.8. Şirket Varlıklarının Korunması

Kurumumuzun, maddi ve maddi olmayan tüm varlıklarını korumayı, verimli ve sorumlu bir şekilde kullanmayı ve bu varlıkların kötüye kullanımını önlemeyi hedefler. Bu kapsamda, tüm çalışanlarımız şirketin fiziksel varlıklarını, finansal kaynaklarını, fikri mülkiyetini ve diğer değerli bilgilerini korumakla yükümlüdür. Bu uygulamalar, piyasadaki saygınlık ve güvenilirliği artırmada ve adil olmayan ve etik dışı kullanımı engellemede kritik bir role sahiptir.

7.9. Sosyal Medya Kullanımı

Kurumumuzda, medya ile iletişim ve sosyal medya kullanımına büyük önem verilmektedir. Medya iletişiminde, şirketimizi temsil eden tüm çalışanların, şeffaf, doğru, sorumlu, şirketin marka değeri ve imajını korumayı gözetecek şekilde bilgi paylaşımında bulunmaları beklenir.

 8. HEDEFLER

8.1 Nitel Hedefler

• Etik kültürün kurum geneline yayılması amacıyla çalışanlara, yöneticilere ve iş ortaklarına yönelik etik farkındalık ve bilgilendirme faaliyetlerinin sürdürülmesi.
• Rüşvet, yolsuzluk, çıkar çatışması ve bilgi güvenliği gibi temel konularda iç denetim mekanizmalarının geliştirilmesi.
• Etik ilkelere aykırı durumlarda açık iletişim kanallarının güçlendirilmesi ve misillemesiz ihbar süreçlerinin güvence altına alınması.
• Şirket politikaları hakkında iç ve dış paydaşlarla şeffaf, açık ve dürüst iletişim kurulması.
• Tedarik zincirinde etik davranış kurallarına bağlılığın artırılması amacıyla stratejik tedarikçilerden yazılı taahhüt alınması.
• ISO 27001 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi geçerliliğinin sürekli korunması.
• Fiziksel belge kullanımının azaltılarak elektronik belge sistemlerine geçişin teşvik edilmesi.

8.2 Nicel Hedefler

* Önemli ESG Konularımız 2023-2024 Sürdürülebilirlik Etki Raporumuzda açıklanmıştır.

9. ETİK KURALLARIN VE ETİK İHLALLERİN BİLDİRİMİ VE SORUMLULUĞU – İHBAR PROSEDÜRÜ KULLANIMI

Çalışanların kimliklerini gizli tutarak (anonim) veya açıkça bildirerek, istedikleri zaman görüş ve şikayetlerini dile getirebilecekleri anket sistemleri vardır. Bu sistem ilgili konular hakkında anonim geri bildirim yapılıp konunun takip edilebilmesi imkanını sunar. Aynı zamanda, yöneticilerimiz ve komite üyelerimiz ile açık ve rahat bir iletişim kurulabilmesini sağlayan açık kapı politikası uygulanır. Her ay düzenli olarak yapılan iş geliştirme toplantılarında, çalışanların öneri ve şikayetlerini yine anonim veya açıkça görüşebilmekte, konular değerlendirilip iyileştirmeler yapılmaktadır.

Semtrio Eğitim ve Danışmanlık Hizmetleri A.Ş. kurumsal ilkelerine veya yasalara aykırı davranışların şikâyeti sonrası aşamalarda, etik komite ve disiplin kurulu görevli olur. Soruşturmalar gizlilik ve hassasiyet çerçevesinde gerçekleştirilir. İhbarda bulunan kişi veya kurumlara herhangi bir misilleme ve etiketleme yapılmayacağının taahhüdünü veririz.

Ayrıca, kurumumuz çalışanlarından herhangi birinden etik dışı bir davranış tespit etmeniz halinde ulaşabileceğiniz Etik Hattımız:

Şikâyet ve İhbar Hattı: 0090 216 807 02 48

E-mail Adresi: ethics@semtrio.com

Bu iletişim kanalları, tedarik zincirimizdeki tüm tarafların seslerinin duyulmasını ve sorunların adil bir şekilde ele alınmasını sağlamak amacıyla oluşturulmuştur. Şikâyet ve ihbarlar her konuda olabilir, aşağıdaki konuları da içerebilir. Süreçler ihbar prosedüründe daha detaylı bir biçimde anlatılmıştır.

• Etik dışı uygulamalar,
• Rüşvet ve yolsuzluğa yönelik davranışlar,
• Kaynağı belirsiz para girişi,
• Kişisel veri ihlali,
• Bilgi güvenliği ihlali,
• Rekabet dışı uygulama,
• Dolandırıcılık,
• Çıkar Çatışması,
• Tehdit, Sahtekarlık.

10. İŞ ETİĞİ POLİTİKASI ONAY BEYANI

Semtrio çalışanları, işe başlama sürecinde ve oryantasyon döneminde İş Etiği Politikası’nı okuduklarını ve anladıklarını yazılı olarak onaylar. Tüm çalışanlar etik ilkelere uyacaklarını, etik dışı davranışları bildirmenin bir yükümlülük olduğunu ve bu politikanın ihlal edilmesi durumunda disiplin süreçlerinin işletileceğini kabul eder.

11. EKLER

11.1. Vaka Bazlı Örnekler

• Vaka 1: Rüşvet Girişimi
  Durum: Satın alma biriminden bir çalışan, sık çalıştıkları bir tedarikçiden kişisel bir hediye alır (değerli bir kol saati).
  Yorum: Bu durum, açıkça rüşvet veya çıkar sağlama girişimi olarak değerlendirilir. Bu tür hediyeler derhal reddedilmeli ve Etik Kurulu’na bildirilmelidir.
   
• Vaka 2: Muhbir Mekanizması Kullanımı
  Durum: Bir çalışan, yöneticisinin sahte fatura işlemi yaptığından şüphelenmektedir ancak doğrudan raporlayacak konumda değildir.
  Yorum: Bu durumda, çalışan anonim şekilde Etik Hattı’nı kullanarak ihlali bildirebilir. Şirket, ihbarda bulunan çalışanın gizliliğini ve güvenliğini korumakla yükümlüdür.
   
• Vaka 3: Sosyal Medyada Bilgi Paylaşımı
  Durum: Bir çalışan, şirket içi yapılan ESG eğitiminden bir ekran görüntüsünü sosyal medyada “harika bir sunumdu” notuyla paylaşır. Görselde müşteri adları ve yorumları da görünmektedir.
  Yorum: İyi niyetli olsa bile, müşteri bilgileri ve iç sunum detayları gizlidir. Bu paylaşım bilgi güvenliği ihlali anlamına gelir. Çalışanlar, sosyal medya içeriklerini paylaşmadan önce yöneticilerinden onay almalı ve gizlilik politikalarına uymalıdır.tik ilkelere aykırı durumlarda açık iletişim kanallarının güçlendirilmesi ve misillemesiz ihbar süreçlerinin güvence altına alınması.

11.2. Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

1. Etik dışı bir davranışa şahit olursam ama emin olamazsam ne yapmalıyım?
   Herhangi bir şüpheli durumu Etik Kurulu’na veya Etik Hattı’na bildirmekten çekinmeyin. Kesin bilgiye sahip olmanız gerekmez; iyi niyetli bildirimler her zaman koruma altındadır.
    
2. Tedarikçiden gelen hediye veya davetleri kabul edebilir miyim?
   Hayır. Belirli bir parasal değerin üzerindeki tüm hediyeler reddedilmeli ve duruma dair yöneticinize bilgi verilmelidir. Karşılıklı iş ilişkisinin olduğu durumda hiçbir hediyeye izin verilmez.
    
3. Etik ihlali yapan bir yöneticiyi kime bildirebilirim?
   Doğrudan Etik Kurulu’na, İK departmanına ya da anonim Etik Hattı üzerinden bildirimde bulunabilirsiniz. Hiyerarşik bağımsızlık ilkesi geçerlidir.

Revizyon No: 1.3
Revizyon Tarihi: 23.11.2024
Hazırlanma Tarihi: 11.08.2023